Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng đối với tất cả các sinh viên, đặc biệt là sinh viên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại BETU. Đây là kỹ năng giúp sinh viên cân đối giữa học tập và giải trí, học và làm thêm, cũng như duy trì các mối quan hệ xã hội. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ không chỉ giúp sinh viên thành công trong học tập mà còn trang bị cho họ kỹ năng cần thiết để quản lý công việc trong tương lai.
Nhiều quan điểm khác nhau về kỹ năng quản lý thời gian đã được đưa ra. Theo Nguyễn Hữu Long, “kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng nhận định, ước lượng và phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất và cân bằng cuộc sống.” Ryu Hanbin lại cho rằng: “Sử dụng tốt nhất thời gian trong ngày của mình để nhanh chóng đạt được những mục tiêu.”
Kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian
Để quản lý thời gian hiệu quả, sinh viên cần rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc và phân bổ thời gian hợp lý. Một trong những công cụ hữu ích là “Ma trận Eisenhower,” phương pháp quản lý thời gian của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower. Ma trận này chia các công việc thành bốn nhóm dựa trên tính chất khẩn cấp và quan trọng của chúng.
Hình 1: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
(Nguồn: Ma trận Eisenhower)
- Ô số I - Việc quan trọng và khẩn cấp: Bao gồm những việc phải xử lý ngay, không trì hoãn, như bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, email công việc, và các việc khác có hạn chót sắp tới như báo cáo hay bài thuyết trình.
- Ô số II - Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Gồm những việc cần nhiều thời gian để hoàn thành và tích lũy giá trị như học tập, nghiên cứu, và các dự án dài hạn. Đây là những công việc cần được lập kế hoạch và thực hiện kiên quyết.
- Ô số III - Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Những công việc này cần giải quyết nhanh chóng nhưng không quan trọng, chẳng hạn như phản hồi thư từ, email hoặc các cuộc họp ngắn.
- Ô số IV - Việc không quan trọng và không khẩn cấp: Bao gồm các hoạt động giải trí như lướt Facebook, xem phim, tán gẫu với bạn bè,…
Để áp dụng Ma trận Eisenhower hiệu quả, sinh viên cần lập danh sách các công việc hiện tại và xác định đúng đắn các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của mình. Điều này giúp phân bổ thời gian một cách tối ưu.
Thời gian dành cho hoạt động học tập
Các hoạt động học tập như tham gia lớp học, tự học, làm bài tập hàng tuần, báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, và học tiếng Anh đều là những việc “quan trọng” nhưng “không khẩn cấp.” Do đó, chúng nên được sắp xếp vào ô số II. Tránh để những công việc này trở thành “khẩn cấp” do trì hoãn, vì điều này có thể dẫn đến căng thẳng và giảm chất lượng công việc.
Thời gian dành cho hoạt động làm thêm
Làm thêm là một hoạt động “quan trọng” nhưng “không khẩn cấp” thuộc ô số II. Hoạt động này giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm và tăng thu nhập. Tuy nhiên, cần cân đối thời gian làm thêm để không ảnh hưởng đến học tập, chỉ nên dành khoảng 20-25% thời gian cho hoạt động này.
Thời gian dành cho các hoạt động xã hội và phong trào
Tham gia các hoạt động xã hội, phong trào, câu lạc bộ và đội nhóm mang tính tập thể là những việc “khẩn cấp” nhưng “không quan trọng” thuộc ô số III. Những hoạt động này giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng sống và phát triển cá nhân, nhưng cần sắp xếp thời gian hợp lý để không ảnh hưởng đến các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Thời gian dành cho các hoạt động vui chơi giải trí
Các hoạt động giải trí như chơi game, xem phim, nghe nhạc, dùng mạng xã hội, nhắn tin với bạn bè thuộc nhóm “không quan trọng” và “không khẩn cấp,” được xếp vào ô số IV. Mặc dù không giúp ích cho mục tiêu dài hạn của sinh viên, những hoạt động này là cần thiết để giải trí và thư giãn sau khi hoàn thành các nhiệm vụ khác. Tuy nhiên, cần hạn chế thời gian dành cho các hoạt động này để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Phân bổ thời gian hợp lý
Để đạt hiệu quả cao trong việc phân bổ thời gian, sinh viên nên kết hợp phân loại công việc với phân bổ thời gian hợp lý như sau:
- Ưu tiên số I: Sử dụng 15%-20% thời gian cho những hoạt động quan trọng và khẩn cấp.
- Ưu tiên số II: Sử dụng 60%-65% thời gian cho những hoạt động quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Ưu tiên số III: Sử dụng 10%-15% thời gian cho những hoạt động không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Ưu tiên số IV: Sử dụng < 5% thời gian cho những hoạt động không quan trọng và không khẩn cấp.
Kinh nghiệm phân bổ quỹ thời gian
Sinh viên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng có thể ghi chép chi tiết các công việc đã làm để theo dõi và điều chỉnh quỹ thời gian của mình. Mẫu ghi chép công việc có thể như sau:
Hãy lựa chọn mức độ ưu tiên từ 1 đến 4 theo Ma trận Eisenhower và tính toán thời gian sử dụng cho các hoạt động khác nhau. Nếu hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn thời gian dự kiến thì rất tốt, nhưng nếu không thể, cũng không nên dừng lại mà hãy tiếp tục làm việc một cách kiên định cho tới khi hoàn thành mục tiêu.
Tóm lại
Mỗi sinh viên cần dựa vào mục tiêu của bản thân và kết hợp phân loại hai thuộc tính “quan trọng” và “khẩn cấp” của từng công việc để sắp xếp thứ tự ưu tiên, đồng thời phân bổ quỹ thời gian một cách hợp lý. Bố trí thời gian phù hợp sẽ giúp sinh viên không lãng phí quỹ thời gian và sử dụng hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian là kỹ năng cần thiết giúp sinh viên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại BETU có một hành trang vững chắc để tiếp tục học tập, trân trọng và quản lý tốt hơn quỹ thời gian của bản thân.
BỘ MÔN QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP